5 consigli per evitare la procrastinazione: uno dei principali ostacoli per un buon time management è il rimandare le cose che vanno fatte. Non è che non sappiamo che s’hanno da fare, semplicemente abbiamo tutti una naturale tendenza a posticipare decisioni, azioni, questioni. (Chi non si riconosce MENTE).
Le cause possono essere pigrizia, svogliatezza, stanchezza generale ma anche una pericolosa tensione verso la perfezione, per cui rimandiamo in attesa di poter eseguire un compito in modo eccellente. (Ricordiamo però il mantra “fatto è meglio che perfetto”). A prescindere dalla causa, la conseguenza del rimandare è che perdiamo dei colpi, delle opportunità e posticipiamo molte attività.
Anche quelle che ci arricchirebbero, come iniziare un corso di aggiornamento, un nuovo sport, l’ennesima sessione di remise en forme. Ma anche preparare una presentazione per lavoro, aggiornare il budget, prenotare una visita medica, fare il 730 (questo personalmente lo delego all’ING, altro che procrastinare)… Insomma tutto potrebbe essere rimandabile, potenzialmente.
Per fortuna ci sono alcune strategie per combattere contro questa indole ed evitare di cullarsi sempre nel “farò domani quello che potevo fare oggi”.
Io in genere seguo 5 principali tecniche per evitare la procrastinazione, le condivido con voi.
- Prepararazione e concentrazione
Avendo una gestione abbastanza maniacale della to do list, ho sempre abbastanza ben chiaro cosa devo fare. E lo divido secondo il metodo ABCDE, di cui avevo parlato in questo reel. Una volta scelto un progetto partendo da quelli più importanti (o difficili, perchè via il dente via il dolore), elimino le fonti di distrazione e parto con il riunire tutto quello che mi serve per realizzarlo. (File? Chart? Agenda? Libri? Conti? Materiale? Dipende dal compito). Avere tutto a portata di mano riduce le inefficienze e fa partire con il piede giusto, evitando di perdere focus.
2. Darsi delle deadline
Ricordate i lavori di gruppo tra Università e Master? In un’ora ci chiedevano di creare da zero un’azienda, un bilancio, un prodotto. Proprio perchè sembrava impossibile farcela, ci si dava dentro evitando fronzoli, discussioni inutili, perdite di tempo. Se devi farcela tassativamente entro una certa scadenza, di solito lo fai succedere. Avevo letto che una buona idea è impostarsi un primo timer dopo 15 minuti, proprio per partire con il massimo dello slancio. Io mi concedo un pò di più, in genere.
3. Prevedere delle ricompense
In questo sono una maga sin dai tempi degli studi. Ogni volta che passavo un esame mi facevo un regalo. E’ ancora meglio darsi una ricompensa per aver svolto una parte del lavoro, così si sposta l’attenzione dal compito al premio e sei invogliato a riprendere/finirlo (alla fine siamo come i cagnolini di Pavlov). Gelato? Pane e nutella? Massaggio? Veloce pausa shopping? Scegli tu cosa ti motiva di più. Questo è valido per i compiti che hanno una durata maggiore della media. Un corso on line di diverse “puntate” è un buon esempio.
4.Parlane con altre persone
Se non basta convincere te stesso, racconta a qualcuno che farai qualcosa entro una certa scadenza. Quando ne va del nostro orgoglio e reputazione ci pensiamo due volte a non rispettare quanto ci siamo impegnati a fare, vero? Funziona! Ad esempio ho cominciato a dire che avrei fatto tennis da questa estate e a parlarne con le mie amiche, poi ho comprato l’attrezzatura prima ancora di aver fatto la lezione di prova. Come potevo procrastinare o rimandare la decisione di iniziare un nuovo sport a questo punto? (Fantastico come la mia auto-motivazione passi sempre dal comprarmi qualcosa).
5. L’elefante si mangia a piccoli pezzi
Questa è una grande lezione che ho sentito dare in diretta ad una mia collega molti anni fa dalla sua capa (potevo inserirlo nel mio articolo sui grandi insegnamenti imparati sul campo). Ai tempi avevamo ridacchiato immaginandoci la scena di noi a tavola con un arrosto di elefante e verdure alla julienne. Il concetto, meno banale di quello che si creda, è che anche i compiti più tosti e “grandi”, che visti nell’insieme spaventano, possono essere spacchettati in task più piccoli. Affrontando un pezzo alla volta, si finisce con il mangiarselo davvero tutto, il pachiderma. L’importante è partire con il primo boccone.
L’ingrediente magico in ogni caso forse è la disciplina, un’attitudine che si sviluppa nel tempo.
La verità è che spesso bisogna semplicemente sforzarsi un pò, motiviamoci a vicenda!
Quali sono le attività che rimanderesti per sempre? E i tuoi trucchi per evitare la procrastinazione?
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Cosa procrastino ultimamente? Una presentazione, sarà che è in tedesco e nonostante lo parli bene ho ancora difficoltà ad andare a braccio, quindi mi tocca prepararmi bene e come mio solito mi sono ridotta all’ultima settimana, dove il mio corpo ha anche pensato di darmi forfait..otite con febbre 🤒
La cosa che trovo sempre più difficile con le presentazioni è tararmi sul pubblico che avrò, in questo caso non è di lavoro ma quasi, da prima della pandemia ho creato una attività volontaria nella mia piccola cittadina Svizzera. Una volta ogni 2 settimane io e altri volontari siamo a disposizione per 2 ore la sera per aiutare gli anziani, o chiunque abbia difficoltà con cellulare, computer, tablet, creare mail..All’inizio venivano in pochi, ora invece il traffico è aumentato essendosi sparsa la voce che è gratis. Per attirare altra gente un collega ha pensato di creare workshop a tema, il mio è su come configurare il cellulare, altri hanno “usare app dei treni Svizzera per orari e biglietti”, sembra banale ma per dire mio marito non la scarica perché la trova complicata. Al contrario la adoro, credo di essere diventata dipendente da quell’app, se non so cosa fare calcolo i tragitti da un posto all’altro e verifico quanto costa 😂 nonostante la pandemia adoro viaggiare in treno, solo in Svizzera però ..in Lombardia dove sono cresciuta lo odiavo, sporchi e sempre in ritardo.
Comunque tu che sei nel settore, consigli su come rendere accattivante una presentazione?
Intanto complimenti per l’iniziativa che trovo meravigliosa. Io farei in modo di coinvolgere qualcuno del pubblico magari un signore o una signora che già conosci e fare la presentazione/demo con lei. “Dove vorresti andare?” Andiamoci con la app. Potresti fare “mirroring” dello schermo così che tutti vedano le azioni che tu fai e possano seguire la procedura , e poi metterei le foto del posto dove si è deciso di andare. Poi lascia un promemoria cartaceo con le principali indicazioni da seguire la prossima volta che useranno da soli. Mi ricordo mia nonna che doveva imparare a usare il cellulare si scriveva tutti i passaggi su un cartoncino che poi perdeva e chiedeva al nipote successivo di riscriverlo con lei. ❤️ Fammi sapere come va!
Grazie, l’idea del mirroring è interessante ma credo che coi mezzi disponibili nella sala non sia possibile, devo verificare. Inoltre la mia presentazione verterà su configurare cellulari, quella sui treni è andata a mia collega. Devo studiarmi quindi il sistema android, che francamente odio, un po’ come quando devo usare sistemi microsoft. Sarà che in svizzera apple costa meno che nel resto del mondo (IVA piu’ bassa? accordi migliori con la casa madre? non l’ho mai capito), anche gli anziani usano iPhone, spesso regalo dei figli e secondo me, assolutissimamente non una geek, si prestano meglio a uso per bambini/anziani, sono piu’ intuitivi. Ti faro’ sapere come è andata e torno a studiare android, sperando che il pubblico sia di amanti della mela 😉
In bocca al lupo!