Cosa sono e come scegliere i KPI giusti

Cosa sono e come scegliere i KPI giusti per il tuo team. Ossia come misurare le performance con i KPI (Key Performance Indicator).

I manager parlano spesso di performance. E non solo i Milanesi Imbruttiti.

Ci sono obiettivi e traguardi da raggiungere – sia a livello individuale che di squadra – per soddisfare le finalità complessive dell’organizzazione. E prendere l’MBO, per chi è incentivato sul risultato. E di solito i manager lo sono…

Ma come si misura la performance? Certo, sai che il tuo team lavora sodo e probabilmente hai dati che lo dimostrano. Ma stanno lavorando tutti sulle cose giuste? Il loro lavoro raggiunge i risultati di cui la tua organizzazione ha bisogno?

I Key Performance Indicator (KPI) possono aiutarci a rispondere a queste domande, quantificando gli obiettivi individuali e organizzativi e valutando le performance di conseguenza. Questo articolo spiega cosa sono i KPI, cosa fanno e come usarli efficacemente.

Che Cos’è un KPI?

Un KPI è una metrica quantificabile che riflette quanto bene un’organizzazione sta raggiungendo i suoi obiettivi dichiarati.

Ad esempio, se uno dei tuoi obiettivi è fornire un servizio clienti superiore, potresti utilizzare un KPI per monitorare il numero di richieste di supporto clienti che rimangono insoddisfatte alla fine di ogni settimana. Questo misurerà il tuo progresso verso il raggiungimento dell’obiettivo.

I KPI collegano la visione organizzativa all’azione individuale. La situazione ideale è quella in cui i KPI sono a cascata da un livello all’altro all’interno di un’organizzazione. Puoi visualizzare questo pensiero immaginando la tua organizzazione come una piramide, come mostrato nella figura di seguito.

La piramide ha la visione strategica in cima, che si diffonde fino alle azioni specifiche in basso. Nel mezzo troverai i KPI derivati dalla strategia, dagli obiettivi e dai Fattori Critici di Successo (CSF) della tua organizzazione.

I CSF sono le aree di attività in cui la tua organizzazione deve eccellere per avere successo. I KPI sono i mezzi attraverso i quali questi CSF possono essere misurati. Le azioni al di sotto dei KPI sono i compiti e i progetti che realizzi per raggiungere i KPI.

Come Impostare i KPI Organizzativi

Per prima cosa, la tua organizzazione deve scegliere KPI che misurino l’attività appropriata per ciascuna area del business.

Ad esempio, l’utile netto è un KPI standard per la performance finanziaria di un’organizzazione. È abbastanza facile da calcolare (ricavi totali meno spese totali) e sai che, più è alto, meglio sta andando l’azienda. La Brand Awareness è quanto è conosciuta la tua marca. Nel marketing è un classico KPI, specie se il brand che gestisci con il tuo team è ancora poco conosciuto e molte delle vostre attività sono finalizzate a farsi conoscere di più (campagne televisive, sponsorizzazioni…).

Altri KPI possono essere più difficili da calcolare. Un KPI di soddisfazione del cliente, ad esempio, potrebbe richiedere sondaggi regolari e accuratamente costruiti per raccogliere la giusta quantità di dati. Dovresti quindi decidere quale tipo di punteggio di soddisfazione del cliente rappresenta il benchmark che vuoi raggiungere.

Impostare KPI SMART

Qualunque sia la natura dei tuoi KPI, devi assicurarti che siano SMART. Questo acronimo sta per:

• SPECIFIC- Specifico: sii chiaro su cosa misurerà ogni KPI e perché è importante.
• MEASURABLE – Misurabile: il KPI deve essere misurabile secondo uno standard definito.
• ACHIEVABLE – Realizzabile: devi essere in grado di raggiungere il KPI.
• RELEVANT- Rilevante: il tuo KPI deve misurare qualcosa di importante.
• TIME-BOUND – Limitato nel tempo: deve essere raggiungibile entro un certo periodo.

Quando finalizzi un KPI, dovrebbe soddisfare tutti questi criteri SMART. Ad esempio, “Aumentare le nuove iscrizioni a pagamento al sito del 25% entro la fine del secondo trimestre dell’anno”

Domande da Porsi per Definire KPI Efficaci:

• Qual è la visione della tua organizzazione? Qual è la strategia per raggiungere quella visione?
• Quali metriche indicheranno che stai perseguendo con successo la tua visione e strategia?
• Quante metriche dovresti avere?
• Cosa dovresti usare come benchmark?
• Come potrebbero essere manipolate le metriche e come te ne proteggerai?

Gestire i KPI

Quando decidi quali KPI impostare, pianifica come raccoglierai le informazioni necessarie. L’utile netto richiede un set di dati diverso rispetto alla soddisfazione del cliente, ad esempio, e richiede accesso a sistemi diversi.

Stabilisci anche chi raccoglierà i dati e con quale frequenza. I dati sulle vendite possono essere raccolti giornalmente, mentre i KPI che richiedono la raccolta di dati da diverse fonti potrebbero essere meglio misurati settimanalmente o mensilmente.

Dovrai anche verificare i dati per assicurarti che siano accurati e che coprano tutti i requisiti del tuo KPI.

Comunica chiaramente i KPI a tutte le persone coinvolte. Se sei responsabile di un KPI di squadra o organizzativo, assicurati che i tuoi collaboratori sappiano come ogni KPI impatta sul loro lavoro e quali attività devono focalizzarsi. Potresti essere in grado di impostare una dashboard di performance o utilizzare una balanced scorecard per misurare i progressi in modo efficiente.

Come Impostare i KPI Individuali

Il detto “ciò che viene misurato, viene fatto” (“What gets measured gets done”) è comune nel management. Se imposti un obiettivo attorno a un risultato desiderato, le probabilità che si verifichi sono molto più alte, semplicemente perché ti sei impegnato a gestire e misurare il tuo progresso.

Quando imposti obiettivi e KPI con i membri del team, assicurati che siano allineati con la strategia complessiva del tuo team, che a sua volta si allinea con la strategia complessiva della tua organizzazione.

Definire l’obiettivo di un dipendente con un KPI garantisce che le loro attività quotidiane siano ben allineate con gli obiettivi dell’organizzazione. Questo è il legame tra la performance dei dipendenti e il successo organizzativo.

Ecco come Misurare le Performance con i KPI!

E ti svelo un segreto… funziona anche nella nostra vita privata e con i figli 😉

(es. numero di kg da perdere in un semestre, numero di libri da leggere all’anno, numero di pagine di compiti delle vacanze al giorno…con magari una piccola ricompensa se si raggiunge l’obiettivo!)

Mio papà mi dava una sorta di MBO a fine anno sulla base dei voti della pagella, ma non so se la Montessori approverebbe? Che dici?

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Sono Atena, in arte (!) Madonnager, mamma-donna-manager e dispenso consigli che nessuno ha chiesto per conciliare la multipersonalità. Restiamo in contatto sul mio profilo Instagram!