Gestione del tempo: e se fosse una questione di energia?

Gestione del tempo: e se fosse (anche) una questione di energia?

Il tema del tempo mi ossessiona. Forse perché è la variabile chiave quando si cerca di incastrare tutto come nel Tetris, solo che nel gioco almeno i pezzi scendono dall’alto con una certa logica, mentre nella vita vera arrivano da destra, da sinistra, dalla chat di classe, dal lavoro, dalla famiglia e da quella categoria misteriosa di incombenze che sembrano piccole finché non occupano metà della giornata.

Forse il tempo mi incuriosisce anche perché padroneggiare quest’arte, sul lavoro e in famiglia, ci permette di non lasciare indietro almeno le cose più importanti. Non tutte, naturalmente. Per tutte servirebbe una giornata da trentasei ore, una seconda identità e forse anche un piccolo miracolo logistico. Ma almeno le cose davvero rilevanti, quelle che fanno la differenza tra attraversare le giornate e subirle, meritano uno spazio protetto.

Ora il tempo è diventato anche uno dei soggetti preferiti nelle mie formazioni manageriali. Insomma, mi ritrovo spesso a filosofeggiare e ragionare su questa risorsa scarsa per definizione, come recitava una delle prime pagine di Economia aziendale all’università. All’epoca sembrava una definizione teorica, quasi sagace. Poi cresci, lavori, hai figli, responsabilità, progetti, riunioni, scadenze, ambizioni e sensi di colpa e capisci che quella frase era meno un concetto accademico e più una profezia.

Di recente, però, ho messo sempre più a fuoco un punto: scegliere bene come allocare il nostro tempo e quali attività meritino davvero la nostra attenzione è fondamentale, ma c’è un’altra variabile che non prendiamo sempre in considerazione e che ha un impatto enorme sulla nostra efficienza, sulla lucidità e anche sulla nostra sopravvivenza emotiva. Il nostro livello di energia.

Quale energia? In realtà ce ne sono almeno quattro: fisica, mentale, emotiva e motivazionale. E già qui la faccenda si complica, perché noi spesso parliamo di stanchezza come se fosse una parola sola, mentre dentro quella parola abitano mondi molto diversi.

C’è la stanchezza del corpo, quella che ti fa desiderare una superficie orizzontale qualsiasi, anche un tappeto, purché nessuno ti rivolga domande. Quella mentale, per cui apri una mail, la leggi tre volte e alla quarta capisci solo “gentile” e “cordiali saluti”. C’è la stanchezza emotiva, quella che arriva dopo una conversazione difficile, un clima teso, una relazione che chiede troppo o una giornata passata a contenere, mediare, assorbire. E poi c’è quella motivazionale, forse la più sottile, quella che ti fa fare le cose ma senza più sentirne il senso.

Noi, soprattutto quando siamo molto abituate a funzionare, tendiamo a ignorare queste differenze. Diciamo “sono stanca” e andiamo avanti. Aggiungiamo un caffè, spostiamo una riunione, apriamo una nuova lista, ci promettiamo che nel weekend recupereremo, frase meravigliosa e spesso priva di qualunque fondamento scientifico.

Eppure l’energia condiziona tutto: il modo in cui lavoriamo, decidiamo, ascoltiamo, comunichiamo, reagiamo agli imprevisti. La stessa attività può essere semplice o faticosissima a seconda del momento in cui la affrontiamo. Una presentazione scritta in un’ora buona può fluire quasi naturalmente; la stessa presentazione affrontata alle dieci di sera, dopo una giornata di micro decisioni, può trasformarsi in un’esperienza mistica davanti a una slide vuota.

È per questo che parlare di gestione del tempo senza parlare di energia rischia di essere riduttivo. Possiamo avere l’agenda perfetta, le priorità chiarissime, il metodo Pomodoro impostato con zelo quasi religioso, ma se arriviamo al momento importante completamente scariche, quel tempo rischia di essere solo uno spazio vuoto. Una stanza disponibile, certo, ma senza luce.

La prima energia è quella fisica, la più evidente e paradossalmente la più trascurata. Dormire, mangiare, bere, muoversi sembrano consigli talmente ovvi da risultare quasi offensivi per la nostra intelligenza. E invece sono spesso le prime cose che sacrifichiamo quando la giornata si riempie. Il corpo, a differenza di molte persone nelle chat, non manda promemoria gentili. A volte aspetta, accumula e poi si limita a spegnere il sistema.

Poi c’è l’energia mentale, quella che usiamo per concentrarci, prendere decisioni, risolvere problemi, pianificare, creare collegamenti. È un’energia preziosa, eppure la disperdiamo con una facilità commovente. Ogni notifica, ogni interruzione, ogni passaggio da una cosa all’altra ci chiede un piccolo pedaggio. Noi pensiamo di essere multitasking, ma spesso siamo solo continuamente interrotte, senza nessuna gloria associata.

L’energia emotiva è ancora più invisibile. Gestire una tensione, ascoltare qualcuno che sta male, reggere un conflitto, contenere un’ansia, mediare tra bisogni diversi, sentirsi responsabili del clima intorno a noi consuma una quantità enorme di energia. Eppure raramente lo consideriamo lavoro. Non lo mettiamo in agenda, non lo misuriamo, non lo dichiariamo. Però lo sentiamo, eccome.

Infine c’è l’energia motivazionale, che ha a che fare con il senso. Possiamo essere fisicamente riposate, mentalmente lucide ed emotivamente abbastanza stabili, ma se quello che facciamo ci sembra lontano dai nostri valori, dai nostri desideri o dalla direzione in cui vorremmo andare, prima o poi qualcosa si spegne. Continuiamo a fare, certo. Le donne brave a fare continuano quasi sempre a fare. Ma dentro qualcosa perde colore.

Per questo, forse, dovremmo imparare a farci domande diverse. Non solo “quanto tempo ho?”, ma “che energia ho in questo momento?”. “Quando posso incastrare questa attività?”può diventare “in quale momento posso affrontarla con la lucidità che merita?”. Non solo “che cosa devo fare oggi?”, ma “quali attività richiedono la mia energia migliore?”.

Questa distinzione cambia molto. Ci sono attività da energia alta, come scrivere, progettare, decidere, negoziare, affrontare una conversazione delicata. Ci sono attività da energia media, come organizzare, sistemare, rispondere, coordinare. E ci sono attività da energia bassa, quelle che possiamo fare anche quando il cervello ha chiuso la reception ma lascia ancora entrare qualche cliente abituale.

Il problema nasce quando sprechiamo le ore migliori in attività automatiche e lasciamo le cose importanti agli scampoli della giornata.

Un concetto che trovo molto utile è quello degli orari d’oro. Ognuno di noi ha momenti della giornata in cui funziona meglio. C’è chi ha la mente più fresca al mattino, chi entra davvero in ritmo più tardi, chi ha un picco creativo nel pomeriggio, chi ha bisogno di camminare per pensare, chi trova soluzioni sotto la doccia, luogo sacro della creatività contemporanea e grande nemico degli appunti ordinati.

Non esiste un modello valido per tutti. La retorica della persona vincente che si sveglia alle cinque, medita, corre, scrive il diario della gratitudine e alle sette ha già cambiato il mondo può anche avere il suo fascino, ma per molte persone resta una forma elegante di fantascienza.

Ascoltare i propri ritmi significa diventare più intelligenti nell’uso delle proprie risorse. Se so che al mattino sono più lucida, forse non dovrei bruciare quell’energia rispondendo a messaggi automatici. Se so che la sera sono emotivamente più fragile, forse una conversazione difficile alle ventidue non è coraggio, ma sabotaggio.

Naturalmente la vita reale non ci permette sempre di scegliere. Viviamo dentro giornate piene di variabili, persone, imprevisti, richieste e responsabilità. Però possiamo iniziare a osservare. Possiamo capire quando abbiamo più energia, cosa ce la ruba, cosa ce la restituisce, quali attività ci prosciugano e quali invece, pur richiedendo impegno, ci fanno sentire vive.

E poi ci sono le pause. Tema delicatissimo, perché per molte donne la pausa ha ancora un retrogusto di colpa. Fermarsi sembra una concessione da meritare, non una necessità da rispettare. Come se il riposo fosse accettabile solo dopo aver prodotto abbastanza, risposto abbastanza, accudito abbastanza, dimostrato abbastanza.

Invece le pause sono uno strumento di recupero, lucidità e presenza. Bastano anche pochi minuti, se sono veri. Respirare, bere acqua, camminare, guardare fuori, allontanarsi dallo schermo, rientrare nel corpo. Non sempre serve una spa. Anche se, sia chiaro, se qualcuno la offre non facciamo le difficili.

Forse la vera gestione del tempo dovrebbe partire da qui: dalla capacità di riconoscere che il nostro rendimento, la nostra lucidità e persino la nostra serenità dipendono anche dall’energia con cui entriamo nelle cose. Il tempo resta una risorsa scarsa, certo. Ma l’energia è la qualità con cui abitiamo quel tempo.

E allora, più che inseguire l’illusione di una giornata perfettamente ottimizzata, potremmo provare a costruire giornate un po’ più sostenibili. Giornate in cui le cose importanti non finiscano sempre negli avanzi. In cui la nostra energia migliore venga destinata a ciò che conta davvero. Giornate in cui il riposo non sia un premio finale, ma una condizione per restare presenti.

Forse la questione qui è smettere di trattare la nostra energia come una risorsa infinita solo perché, per anni, siamo state bravissime a far sembrare che lo fosse.

E tu come te la cavi tra tempo ed energia?

Se a fine giornata sei esausta…potrebbe essere anche per via della decision fatigue, ne avevo parlato qui,

Io sono Atena Manca, consulente di marketing, formatrice e fondatrice di Madonnager.
Parlo di lavoro, maternità e conciliazione, sempre con un pizzico di ironia finchè una risata non ci seppellirà.
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