Smetti di perdere tempo con meeting inutili! Quante volte te lo sei detto mentalmente, alla fine dell’ennesima riunione poco efficace che poteva benissimo essere evitata? L’arte di organizzare meeting efficienti forse andava aggiunta tra le regole base del buon management, su cui avevo già scritto un articolo.
A volte organiziamo noi ed è bene avere chiara la teoria. Ma anche quando “annusiamo” che il meeting chiamato da altri non sarà molto produttivo, abbiamo il dovere etico e morale di invitare a risolvere la questione con un’ e mail o un caffè volante.
Certo con il lockdown quest’ ultima opzione è diventata spesso impossibile e quindi si è accentuata la tendenza a fissare meeting di un’ora per discutere qualsiasi tema, anche se basterebbero cinque minuti.
Le riunioni costano, non ci pensiamo mai ma valgono il tempo delle persone che ci partecipano. Moltiplichiamo il costo orario di una decina di persone ogni volta… Ovviamente è un costo opportunità: potrebbero fare altro a parità di stipendio. Stiamo usando bene quel valore?
Nessuno è esente da questo rischio convocazione inutili. Ripassiamo dunque le tecniche base per riunioni efficaci e di qualità.
- PREPARARE UN’AGENDA
Lo si fa raramente e solo per alcuni meeting importanti. Ma sarebbe una buona pratica da tenere a mente più spesso. Nel fare l’ordine del giorno magari si scopre che molte delle voci riguardano solo un’altra persona, che quindi si potrebbe contattare più rapidamente con una chiamata o un’e mail. Inoltre nel sapere quali punti verranno toccati con anticipo, i partecipanti arriveranno più preparati e con le idee più chiare.
2. ESSERE PUNTUALI
Iniziare e finire sempre in orario è una questione di rispetto ed educazione, ma garantisce anche di essere più produttivi: “il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo che gli è stato assegnato” dice un vecchio adagio. Meglio darsi un limite. Sarebbe opportuno iniziare lasciando giusto un minuto di tempo agli ultimi di arrivare, ma passando il concetto che chi c’è c’è. Teams (o Zoom) hanno agevolato molto la puntualità a suon di “scusate devo andare in un altro meeting” allo scadere del tempo. Credo sia tra le frasi più dette negli utlimi due anni e con un malcelato senso di onnipotenza.
3.INVITARE LE PERSONE GIUSTE E LASCIARLE ANDARE VIA
Nel mettere a fuoco la lista degli invitati, concentrarsi solo su quelli che sono davvero indispensabili al fine della riuscita della riunione. Nessuno si offende se non è coinvolto in una sessione alla quale non può apportare un significativo contributo. Vicecersa, se è importante che qualcuno sia presente per una parte della riunione ma non per l’intera sua durata, bisogna concedergli di andarsene in modo da rispettare il suo tempo.
4. CONCLUDERE LA RIUNIONE CON NEXT STEP E SCADENZE
Abbiamo detto che molte riunioni non sono strettamente necessarie. Se in più dopo aver parlato per un’ora non ci si lascia con una chiara serie di attività/azioni, gli owner di ciascuna e delle tempistiche, il rischio di risedersi successivamente e ripetersi molte delle stesse cose è altissimo. 2 meeting inutili is pegg che one. Se proprio si vuole vincere il premio “best meeting host”, inviare post riunione una breve minuta di quanto detto e deciso ci fa entrare di diritto nella hall of fame del perfetto manager.
Ho dimenticato qualcosa?
E ripetiamoci come un mantra: SMETTI DI PERDERE TEMPO CON MEETING INUTILI!
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